Представьте себе пожарный гидрант, из которого с неудержимой силой хлещет вода. Примерно так выглядит поток информации, обрушивающийся на современного человека. Электронная почта, мессенджеры, соцсети, новости, уведомления – все это сливается в непрерывный поток, который основатель корпорации Lotus Митч Капор образно сравнил с попыткой попить из пожарного гидранта.
Как справиться с потоком задач: поможет «теория гидранта»
Чувствуете, что тонете в информационном потоке? «Теория гидранта» поможет вам справиться с перегрузкой и повысить продуктивность.
Unsplash
Эту метафору подхватил эксперт по онлайн-коммуникациям Мэттью Лори, развив ее в «теорию гидранта». Как пишет издание Medium, эта теория помогает понять, как справиться с информационной перегрузкой и не утонуть в море задач.
Мы понимаем, что «гидрант» – это не просто поток данных, это настоящая фабрика задач. Среди них есть и очевидные, вроде письма от начальника с новым заданием, и менее явные, например, интересная статья, которую хотелось бы прочитать для профессионального развития. «Гидрант» безжалостен и равнодушен к нашим внутренним ритмам: он работает 24/7, независимо от того, спим мы или бодрствуем. Утром нас встречает не рассвет, а гора непрочитанных сообщений и уведомлений. Задания, которых еще вчера не было и в помине, внезапно становятся срочными и требуют немедленного внимания.
И главное – понять, что охватить весь этот объем информации просто нереально. Нужно научиться фильтровать поток, выделяя важное и отсекая второстепенное.
«Теория гидранта» предлагает два основных подхода:
- изменить свое поведение
- использовать технологии
Можно и совместить эти подходы, применяя технологии для изменения своих привычек взаимодействия с информацией. Один из ключевых методов – структурирование рутины.
Идея проста: подстраиваем свой рабочий график под внутренние часы, выделяя время максимальной концентрации для самых важных задач. Если вы «жаворонок» и наиболее продуктивны по утрам, то первые 2-3 часа рабочего дня стоит посвятить самой приоритетной задаче, отключив все возможные отвлекающие факторы. Многочисленные исследования подтверждают, что даже короткие отвлечения сбивают фокус и требуют времени на «перезагрузку».
Другой эффективный метод – принцип «Изучить, переместить в очередь или запас, поделиться». Дважды в день – утром и вечером – мы просматриваем входящую информацию и сортируем ее по этим трем категориям:
- «Изучить» – это срочные и важные задачи, требующие немедленного реагирования.
- «Переместить в очередь или запас» – все остальное, что можно отложить на потом: статьи, видео, задачи с низким приоритетом. Ссылки и заметки можно сохранять в избранном, специализированных приложениях, создавая свою персональную базу знаний.
- «Поделиться» – это информация, которая может быть полезна коллегам, друзьям или подписчикам.
Такая система помогает навести порядок в информационном хаосе, расставить приоритеты и не потерять ничего важного.
И наконец, важно не просто планировать, но и выполнять задачи, доводя начатое до конца. В этом помогут системы управления временем и задачами, например, Getting Things Done или любая другая методика, которая вам подходит.