Закон Парето и другие правила личного менеджмента: как успевать больше, прилагая минимум усилий?

На профессиональном и повседневном уровне жизнь не отличается от ударов по мячу в гольфе. Дела тоже классифицируются на «хорошие» и «плохие». Первые быстро приближают к достижению цели. Вторые отвлекают или приближают черепашьими шагами. Если представить, что хороших дел 20%, то стоит убрать плохие — автоматизировать, делегировать или просто удалить из списка.

Не скролльте ленту без конкретной задачи. Пропускайте неважное. Вроде, очевидно. Но что мешает? Привычка, которая внедрилась в наш мозг: начинать день с самых малозначительных дел. Удалить рекламу и спам, прочитать рассылки и только потом, если хватит времени, начать отвечать на запрос крупного клиента.

Суть в следующем. Вы разбиваете большой временной интервал на небольшие отрезки с короткими перерывами. Перерывы настолько короткие, что вы не успеете сильно отвлечься от основного дела. Например, 5 минут. Основные же отрезки — 25. Вы удивитесь, как много вы можете сделать за этот временной промежуток. При условии, что ни отвлечетесь ни на секунду. Обычно лучше всего запускать четыре цикла. Будь у вас в to-do листе Авгиевы конюшни, вы бы справились с ними при помощью техники Помодоро, нет сомнений. Попробуйте.

На моих тренингах я иногда даю следующее упражнение: предлагаю участникам предположить, сколько они могут сделать прыжков на одной ноге за минуту, если очень постараются. Обычно называют число от 60 до 100. Тогда я предлагаю им прыгнуть хоть немного больше. Тут звучит бодрая музыка, секундомер работает, и я начинаю прыгать вместе со всеми. Когда я говорю «стоп» оказывается, участники прыгнули в два-три раза больше, чем предполагали. Когда эйфория проходит, я показываю секундомер: «вы прыгали 30 секунд, а не 60». Еще один всплеск восторга.

О чем нам говорит это упражнение? Человек всегда занижает свой потенциал. Ему всегда кажется, что он не сможет, не потянет, не успеет. Экспериментально это доказали в США в начале ХХ века. Группа исследователей на заре индустриализации задалась целью выявить истинный предел производительности труда. Оказалось, даже опытный работник бессознательно занижает свою потенциальную производительность втрое.

Когда появляется цель, мы знаем, зачем нам нужно сделать что-то в срок, ничто не может нас остановить. Предприниматели, ученые, художники, влюбленные в свою цель, не нуждаются в мотивации и секретах тайм-менеджмента. Они действуют и достигают феноменальных результатов. Но большая часть жизни проходит вне подобных припадков мотивации. А нужно сохранять эффективность.

И тут вам помогут пять лайфхаков личной эффективности, которые проверены практикой.

Удаляйте почту, на которую нет смысла отвечать. Удаляйте людей, с которыми нет смысла общаться. Успешный человек говорит «нет» чаще, чем «да». Выбрасывайте ненужные вещи, ненужные контакты, ненужные действия. Каждый раз задавайте себе вопрос: «А зачем мне это?» Это сложно, но необходимо.

Идея, что за счет сокращения сна можно сделать больше дел в период бодрствования, оказалась ложной. Ночью мозг не бездействует, а обрабатывает полученную за день информацию, что решающим образом сказывается на вашей эффективности.

Если вас отвлекли во время выполнения задачи, знайте, что для достижения того же уровня концентрации, на котором вас прервали, мозгу потребуется 4 минуты. Если вас будет что-то отвлекать каждые 4 минуты, вы не сможете сосредоточиться никогда. Это супернавык, которым обладает подавляющее меньшинство.

Лучшие умы человечества уже подумали за вас и создали для вас приложения, помогающие быстро восстанавливаться, концентрироваться и распределять дела в соответствии с приоритетами. Потратьте полчаса, подберите и скачайте те, что вам понравятся и используйте их.

Помните, что смысл не в том, чтобы переделать все дела (это, как мы выяснили, в принципе невозможно). Не упрекайте себя и не позволяйте своей самооценке упасть из-за того, что вы что-то не успеваете. Это может говорить лишь о том, что вы относитесь к числу людей, у которых много дел из-за высокой востребованности и масштабных целей. Если и нужно чем-то заморачиваться, заморачивайтесь лучше тем, в какой степени вы каждый день приближаетесь к вашим целям.