Компенсация расходов на бензин: как рассчитать и что делать, если вы не согласны с размером компенсации

Порядок выплаты компенсации за расходованный бензин может быть закреплен в коллективном договоре, приказе о командировках или в другом акте. При этом в соглашении на компенсацию многие работодатели часто указывают фиксированную, а не фактическую сумму затрат на бензин. И для некоторых сотрудников эта сумма может оказаться слишком маленькой.

И как же в таком случае высчитывать размер компенсации, чтобы выплатить сумму, полностью покрывающую расходы? Ведь опираться только на чеки с заправок работодатель не может — наверняка сотрудник в свободное время ездил и по личным делам.

Если работодатель и сотрудник не заключили соглашение о компенсации с фиксированной оплатой расходов, компенсация за бензин считается по этим показателям:

Согласно письму УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@ за использование автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб.см полагается компенсация 1 200 рублей в месяц, а при объеме двигателя свыше 2 000 куб. см — 1 500 рублей.

Но на практике вряд ли сотрудник согласится на такую маленькую сумму компенсации за бензин. Поэтому работодатели устанавливают повышенные размеры компенсационных выплат.

После согласования всех вопросов о компенсации бензина, бухгалтер компании оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку. По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки.

При этом важно отметить, что компенсация за бензин предусмотрена не только за использование личного автомобиля в служебных целях. Авто может быть взято в аренду компанией или самим сотрудником, и компенсация за бензин все равно будет выплачиваться. Только сумма будет фиксированной.

Сумму компенсации за бензин, которая полагается сотруднику, считают по формуле:

Допустим, расход топлива для автомобиля — 6 литров на 100 км. Сотрудник проехал 1000 км, а бензин стоит 50 рублей за литр. 6 л / 100 км × 1000 км × 50 рублей = 3000 рублей.

Также для вычисления суммы компенсации за бензин можно воспользоваться калькулятором со встроенной формулой расчета.

Чтобы узнать, сколько километров проехал сотрудник во время своей командировки, работодатели могут использовать разные инструменты.

Часто для уточнения суммы компенсации за бензин оформляют путевой лист. Это документ, в котором фиксируется техническое состояние автомобиля, расходы топлива и километраж, маршрут поездок и количество часов за рулем. Обязательные реквизиты путевого листа зафиксированы в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Так, в путевом листе указывают:

Некоторые работодатели устанавливают спутниковую навигацию и проверяют маршруты поездок сотрудника. Затем исключают поездки по личным делам и подсчитывают километраж для выплаты компенсации.

Существуют специальные программы, в которых сотрудник отмечает старт и завершение рабочего дня на автомобиле, начало и окончание каждой поездки, время на обед и личные дела. Все статусы фиксируются в системе онлайн. Так удобнее выделить расход именно на рабочие поездки.

Иногда работодатели измеряют расстояние по онлайн-картам. Например, сотрудник съездил от одного филиала компании к другому. Или же ездил на конференцию в бизнес-центр. По карте измеряют расстояние между объектами, умножают его на два и высчитывают компенсацию за бензин.

Также работодатель может установить любой другой способ определения расхода бензина. Главное — учитывать все характеристики автомобиля. Так, организация может ссылаться даже на информацию из интернета. Например, с сайтов «Авто-ру». Законом это не запрещено.

Расход топлива — еще одна составляющая формулы для расчета компенсации. Его тоже можно определить несколькими способами.

В Распоряжении Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р указан список автомобилей и расход топлива для каждого из них. Чаще всего компании берут этот документ за основу для определения расхода топлива. Однако многих авто в нем нет — даже тех, которые выпущены на рынок несколько лет назад. Если автомобиля сотрудника нет в Распоряжении Минтранса, работодатель закрепляет информацию о машине и ее характеристиках в договоре о компенсации за бензин. Он берет ее из документов производителя автомобиля.

Рассчитать компенсацию за бензин можно воспользовавшись руководством по эксплуатации автомобиля сотрудника. Там указаны приблизительные цифры расхода топлива, потому что производитель указывает их при выпуске модели. В этом варианте невозможно учесть то, что расход топлива меняется из-за стиля вождения, состояния машины, дорожных условий и других факторов. Поэтому цифры будут приблизительными.

Чтобы рассчитать компенсацию за бензин как можно точнее, расход топлива определяют контрольным замером. Вот как это делают:

Нужно внимательно изучить порядок расчета компенсации за бензин, прописанный в нормативном акте организации. Допустим, работодатель рассчитал сумму, основываясь на приказе Минтранса и данных с «Автор-ру». Если в документе указано, что при расчете работодатель использует приказ, а про сайт не сказано ни слова, то можно обратиться с жалобой в в трудовую инспекцию. Она рассматривает заявления, письма и жалобы работников о нарушениях их трудовых прав. Если расход топлива в расчетах не совпадает с реальным, работник может попросить провести контрольный замер.

Компенсация за бензин носит гражданско-договорной характер и регламентируются Гражданским кодексом РФ. Поэтому оспаривание начисленной компенсации возможно лишь в случаях, когда сумма противоречит договору между работодателем и работником. Если же работодатель нарушает условия договора умышленно, то по правилам гражданского права оспорить сумму начисленной компенсации можно только в судебном порядке.